Årsmøte

Retningslinjer årsmøte

I forbindelse med årsmøter er det en del å forholde seg til. Disse sidene er ment som en hjelp i forbindelse med avvikling av årsmøter

§§ 9 – 13 i Lov for Kvam idrettslag omhandler i sin helhet årsmøte. I tillegg omhandler § 5 stemmerett og valgbarhet.

Innkalling:
Ordinære årsmøter innkalles med minst en måneds varsel. For ekstraordinære årsmøter er fristen minst 14 dagers varsel. Dette skjer ved minimum på våre hjemmesider, samt eventuelt annonse i GD og/eller Dølen. Administrasjonen er behjelpelig med å skrive plakat og annonsetekst. I tillegg kan man like før årsmøtet ringe avisene for å få en redaksjonell omtale.

Sakspapirer:
Forslag som skal behandles på årsmøtet må være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet. Styret bør overfor årsmøte innstille til vedtak på innkomne forslag. Fullstendig saksliste med sakspapirer må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet. Det anbefales at styrene har et styremøte for å gjennomgå sakspapirene før disse kopieres opp og legges ut. Sakspapirene skal legges ut i Klubbhuset.
Sakspapirene skal inneholde årsmelding, regnskap, budsjett kommende driftsår og eventuelle saker til behandling.

Valgkomiteen:
Man bør i rimelig tid før årsmøtet forhøre seg om at valgkomiteen er i gang med sitt arbeide.

Årsmøte hovedlaget:
Når sakspapirene til årsmøte i hovedlaget foreligger, bør gruppelederne vurdere om det skal behandles saker som gruppestyrene bør behandle og ta stilling til.

Årsmøtetidspunkt:
Årsmøtet i hovedlaget holdes i løpet av februar/mars måned. Gruppene må sende inn sitt budsjettforslag i januar, jf. krav om at budsjett godkjent av årsmøte skal foreligge hos kasserer senest 2 uker før årsmøte i hovedlaget.

Møteleder:
Det er viktig at det i god tid før møtet blir funnet en møteleder, slik at denne kan sette seg inn i sakslisten og sakspapirene.

Etterarbeid:
• Referat må renskrives så snart som mulig etter avholdt årsmøte, og legges ut på lagtes nettside. Dersom det er foretatt vedtak som berører enkelte grupper/utvalg/andre direkte, må disse tilskrives særskilt med utskrift av referatet.
• Oversikt over tillitsvalgte i gruppene skal fylles ut og leveres administrasjonen senest 2 uker etter avholdt årsmøte i gruppene. En ber om at gruppene tar seg tid til å fylle ut denne listen så fullstendig som mulig med telefonnummer osv.
• Administrasjonen må:
o Bokføre eventuell disponering av overskudd.
o Sende eventuelle lovendringer til Oppland Idrettskrets for endelig godkjennelse.
o Lage nytt organisasjonskart samt ny telefon- og funksjonsliste.

(c) Kvam idrettslag